第64回 電子メールにまつわる不祥事

米国中央情報局（CIA）長官ペトレアス氏の不倫騒動が調査される中、今度は陸軍大将のジョン・アレン氏が2年間にわたりジル・ケリーという主婦に2万から3万通もの「不適切」なメールを送信していたとする問題が発覚しました。日に換算すると27通から41通を送信していたことになり、多くの時間をメール送信に費やしていたことが伺われます。部下の話によれば、アレン氏の1日のメール処理量は200通から300通に上るとされます。
 
この嘆かわしい事件は、今日のメール社会における2つの主要な問題点を浮き彫りにしています。第1に、勤務時間を使って私用メールを送信すること。第2に、ビジネスマンの多くが毎日大量のメールを処理しなければならない状況にあることです。何年も前に何気なく書いたメールが、今になって本人を痛い目に合わせているこの事件から、電子メールにプライバシーはないという問題も明らかになりました。
 
2番目の問題点について詳しく見ていきましょう。ニューヨークタイムズは2007年に電子メールは「6,500億ドルの経済的足手まとい」と報道し、2010年にはビジネスマンの57％が大量のメールに埋もれ「過剰な情報負担」を強いられているとしています。これが極端に進むと「電子メール破たん」や「電子メール疲労」となり、大部分のメールを読まないままにしたり返信しないようになります。メールが過剰な負担となればビジネスの妨げになることは明白ですが、2010年のある調査では、米国のビジネスマンのうち83％が自分の生産性や成功にとってメールは不可欠であると回答しています。
 
これに反し、社員7万5千人を抱える欧州のIT最大手アトスは2011年にオフィスから（外部への）メール送信を全面的に禁止しました。ティエリー・ブレトン最高経営責任者（CEO）は「電子メールはもはや適切なコミュニケーション・ツールとは言えなくなった」と述べています。
 
また派生的問題として、大量のメールを受信するあまり従業員は休日も含め自宅での自分の時間を使ってメールの送受信をするようになりました。企業はこうした業務慣行も禁じる方向に動いています。ワシントンポストの最近の報道によれば、ここ数年間で企業4社当たり1社が公私を切り離すバリアを強化するルールの導入を行ったとのことです。
 
では、メールによるストレスを軽減するヒントをいくつか紹介します。
 
第一に、急ぎの要件は電話を使う。
第二に、ccへの追加は本当に必要な人に限定する。
第三に、件名を記載して本文はよくまとめる。
最後に、簡潔であるよう心がける。
 
メールにまつわるトラブルの理解についてお役に立てたでしょうか。注意しながらメールを有効活用しましょう。